A döntés előkészítés egy folyamat

Egy üzleti döntés akkor megfelelően előkészített, ha a döntéshez szükséges "kemény" (számszerűsíthető) és "puha" (nem számszerűsíthető) adatok egyaránt összegyűjtésre kerülnek, megfelelően rendszerezettek és az azokból levonható következtetések magyarázhatóak és átláthatóak.

A DoctusS KBS a puha, tehát a nem számszerűsíthető adatokból levonható következtetéseket segíti. Ennek érdekében egy döntés előkészítési folyamat, - amelyet jellemzően egy tudásrendező (Knowledge Engineer) segít - a következőképp néz ki:

1. Lépés: a döntéshozó és a vállalat területi szakértői megfogalmazzák a dilemmát

2. Lépés: össze kell gyűjteni a meglévő tudást. Ehhez először végig kell gondolni az összes lényeges elvárást (szempontot). Egy üzleti döntésről akkor jelenthetjük ki, hogy megfelelően előkészített, ha legalább 15-20 szempontot lehet megfogalmazni, amelyek lefedik a döntéshez kapcsolódó összes releváns területet.  Az elvárások megfogalmazásával egyidejűleg meg kell adni azokat az értékeket, amelyeket azok felvehetnek.

3. Lépés: meg kell határozni, mik azok az esetek (döntési alternatívák) amelyek összehasonlításával hozzuk meg a következtetést.

4. Lépés: az eddig összegyűjtött tudáselemeket rendszerezzük egy gráfban (döntési fában)

5. Lépés: meghatározzuk a logikai ("ha...akkor") szabályokat az egyes tudáselemek között. Ha szükséges, erre a lépésre akár többször visszatérve addig finomítjuk a szabályokat, ameddig a következtetés megfelelő minőségű nem lesz.

6. Lépés: a szabályok alapján következtetünk.

7. Lépés: megmagyarázzuk a szoftver által levont következtetést.